Večkrat se znajdemo v situaciji, kjer naša stranka pravi, da ima vso potrebno dokumentacijo urejeno, saj so jo pripravili pred leti. Na drugi strani pa imamo vse več strank, ki želijo, da jim obstoječe pravilnike, postopke in obrazce ponovno preverimo in uskladimo z trenutnimi potrebami.
Kadrovska dokumentacija v podjetju nastane iz dveh razlogov: zakonskih določil ter potreb podjetja. Tako prvo kot drugo pa se lahko spreminja.
Pregled dokumentacije, ki ga opravimo večkrat pokaže na sledeče težave:
1. Zastarelost dokumentacije
Dokumentacija večkrat ni več v skladu z novejšimi postopki in procesi v podjetju. Mnogokrat se navezuje na osebe, oddelke ali postopke v podjetju, ki ne obstajajo več ali pa so se tekom let spremenili in zamenjali.
2. Nepotrebnost dokumentacije
Pravila in postopki, ki so bili smiselni pred leti, danes morda niso več. Pravilniki ter obrazci lahko postanejo s spreminjanjem sistemov ter digitalizacijo nepotrebni in ustvarjajo balast.
3. Neskladnost z zakoni
Zakoni in pravila se stalno spreminjajo. Ravno zaradi zakonskih sprememb je ključno, da vso dokumentacijo redno pregledujemo in osvežujemo. Še vedno je ogromno primerov, kjer podjetja v kadrovskih postopkih ne upoštevajo določb GDPRja.
4. Nepopolna dokumentacija
Marsikateri pravilnik določa postopke, ki pa se jih odgovorni ne držijo in zato niso popolno izpeljani ali pa o tem ne obstajajo zadostni dokazi.
5. Manjkajoča dokumentacija
S spremembami ali nekonsistentnim spremljanjem se nam lahko kaj kmalu zgodi, da kak dokument preprosto »uide« iz sistema in postopkov.
Dokumentacije naj se kolikor se le da, preverja sproti. Enkrat na leto naj odgovorni za kadrovsko področje preverijo ali se je tekom leta vse izvajalo kot je potrebno. Vsaj enkrat na tri leta pa je potreben podroben pregled in mnenje vpletenih ter strokovnjakov iz kadrovskega področja.
V podjetjih kjer kadrovska služba ni organizirana, lahko najamejo zunanje strokovnjake. V Atami že več kot 20 let skrbimo za ustreznost kadrovskega področja ter zakonsko skladnost za različna podjetja. Pokličite nas na 01/2300-860 ali nam pišite na teja@atama.si in preverili bomo kakšno je vaše stanje.
Tanja Šket
Atama d.o.o.
