Pogosto se srečujemo z vprašanji ali je potrebno evidenco o prisotnosti na delu oziroma evidenco o izrabi delovnega časa res voditi ter v kakšnem obsegu? Te dolžnosti bolj podrobno opredeljujeta Zakon o delovnih razmerjih in Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Vendar pozor: še bolj podrobno lahko evidentiranje delovnega časa opredeljujejo tudi kolektivne pogodbe.
Velikokrat se namreč na tem področju pojavljajo številne kršitve – in ravno v teh primerih je evidenca o izrabi delovnega časa tista, na katero se lahko opremo.
Najprej preverimo, kaj točno opredeljuje zakonodaja:
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV) 
18. člen
Evidenca o izrabi delovnega časa
Delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
- podatke o številu ur,
- skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
- opravljene ure v času nadurnega dela,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
- število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
19. člen
Vodenje evidence o izrabi delovnega časa
(1) Evidenca o izrabi delovnega časa se začne za posameznega delavca voditi z dnem, ko sklene pogodbo o zaposlitvi, preneha pa z dnem, ko mu preneha pogodba o zaposlitvi.
(2) Dokumenti s podatki o delavcu, za katerega se preneha voditi evidenca o izrabi delovnega časa, se hranijo kot listina trajne vrednosti, ki jo je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa.
(3) Ob prenehanju dejavnosti delodajalca prevzame arhiv podatkov o izrabi delovnega časa pravni naslednik. Če pravnega naslednika ni, prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.
Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1)
142. člen
Definicija delovnega časa
(1) Delovni čas je efektivni delovni čas in čas odmora po 154. členu tega zakona ter čas upravičenih odsotnosti z dela v skladu z zakonom in kolektivno pogodbo oziroma splošnim aktom.
(2) Efektivni delovni čas je vsak čas, v katerem delavec dela, kar pomeni, da je na razpolago delodajalcu in izpolnjuje svoje delovne obveznosti iz pogodbe o zaposlitvi.
(3) Efektivni delovni čas je osnova za izračun produktivnosti dela.
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti podrobno opredeljuje na kakšen način je potrebno voditi evidenco, kaj mora evidenca vsebovati, ... medtem ko Zakon o delovnih razmerjih navaja opredelitev oziroma definicijo delovnega časa. Evidence lahko vodimo v elektronski ali papirnati obliki.
Pogosto se podjetja odločijo za Pravilnik o delovnem času – ob tem poudarjamo, da pravilnik ni obvezen, vendar ga izjemno priporočamo, saj pomaga razrešiti marsikatero dilemo ali vprašanje. Tako tudi preprečite potencialne nesporazume o razumevanju in izrabi delovnega časa, koriščenju odmorov, odrejanju nadurnega dela, ...
Zakon opredeljuje pravico do sorazmernega dela odmora glede na polni delovni čas. Po trenutni zakonodaji odmora ni potrebno beležiti, zato je zelo pomembno, da imate v pravilniku o delovnem času oziroma v splošnem pravilniku opredeljeno pravico do odmora oziroma njegovo koriščenje.
Trenutno je podanih več predlogov sprememb Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti – med njimi tudi predlog o vodenju evidence o koriščenju odmora (začetek in zaključek odmora), saj je sicer težko ugotavljati morebitne krištve na tem področju.
Nadurno delo mora biti odrejeno vnaprej in pisno, izjemoma pa (zaradi narave dela ali nujnosti opravljanja nadurnega dela) ustno z ustrezno vročitvijo pisne odreditve do konca delovnega tedna po opravljenem nadurnem delu. Te ure je potrebno pravilno evidentirati – ob tem poudarjamo, da ne pozabite na Zakon o delovnih razmerjih, ki bolj opredeljuje tedenske, mesečne in letne omejitve na področju nadurnega dela.
Potrebujete pomoč pri izdelavi pravilnikov? Smo specialisti na področju kadrovanja in pomagamo vam lahko pri izdelavi različnih HR pravilnikov, ki jih vsako podjetje potrebuje za nemoteno delovanje.
Teja Kastelic, dipl. org.
Svetovalka za kadrovske rešitve
