Evidence o zaposlenih delavcih
Kaj, na kakšen način in koliko časa bomo shranjevali v personalni mapi delavca nam v večji meri nalaga Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV). Med kadroviki pa v zadnjem času opažamo vse več dilem, ki se nanašajo na ustreznost shranjevanja podatkov in listin med samo zaposlitvijo in po prenehanju delovnega razmerja z delavcem.
Določene omejitve nam je prinesla še Splošna uredba (GDPR). Tako je postalo ustrezno vodenje evidenc oziroma personalnih map, pravi izziv.
Koliko časa lahko / moramo hraniti doočene listine in podatke?
Delodajalec je dolžan po zaključenem razmerju z delavcem, hraniti listine dovolj dolgo, da bodo v primeru potrebe le-te na voljo, ne sme pa jih hraniti predolgo, da ne bi kršil varstva osebnih podatkov. Po drugi strani je kar nekaj listin in dokumentov, ki jih mora delodajalec oziroma podjetje hraniti trajno.
Nekaj primerov:
Trajno
|
5 let po prenehanju
|
2 leti po prenehanju
|
Uničiti takoj po prenehanju
|
- Pogodba o zaposlitvi
- Zdravniško spričevalo
- Javna objava prostega delovnega mesta
- Izjava o razlogih za pogodbo za določen čas
|
- Izjava o prejemu pogodbe
- Dokazilo o prejemu M obrazca
- Soglasje za nadurno delo
- Potni nalogi
|
- Obvestilo o letnem dopustu
|
- Podatki o števiki čevljev
- Podatki o velikosti oblačil
- Slika delavca
|
Ustreznost evidenc o zaposlenih delavcih, stroških dela, izrabi delovnega časa, itd je kompleksen proces, ki se ga mora delodajalec do potankosti držati in slediti mnogim zakonskim določilom in omejitvam. Manjši delodajalci večkrat nimajo zaposlene osebe za kadrovsko področje, sledenje vsem zahtevam pa terja tako čas kot tudi denar.
Če potrebujete pomoč v obliki ugotavljanja skladnosti vaših evidenc in kadrovskega poslovanja ali pa želite to skrb prepustiti strokovnjakom, vas vabim, da se obrnete na nas in skupaj bomo poiskali rešitev, ki vam najbolj ustreza.
Tanja Šket
Direktorica
